¿Qué es la financiación ‘lump sum’ en proyectos europeos y cómo funciona?

La financiación lump sum es un enfoque financiero simplificado adoptado en varios programas de la Unión Europea (UE) para disminuir las cargas administrativas y permitir que los equipos de proyecto se concentren más en alcanzar sus objetivos. El término lump sum hace referencia a una cantidad fija que se asigna para cubrir el proyecto completo, en lugar de reembolsar gastos específicos. Este modelo elimina la necesidad de informes financieros detallados, haciendo que el proceso sea más eficiente tanto para los beneficiarios como para los organismos financiadores.

¿Qué significa un proyecto ‘lump sum’?

Un proyecto lump sum opera con un presupuesto predeterminado—la suma global—en lugar de requerir reembolsos basados en gastos reales. En este marco, el éxito se mide por el logro de objetivos e hitos en lugar de la precisión de los registros financieros. Por ejemplo, un proyecto destinado a desarrollar una tecnología innovadora de energía renovable se enfocaría en entregar soluciones de alta calidad, en lugar de rastrear cada euro gastado en dedicación de personal, equipamiento o viajes.

Este enfoque es cada vez más común en los programas de la UE. Bajo el programa Horizon Europe, se han publicado 314 temas utilizando financiación lump sum hasta ahora (programas de trabajo que cubren el período 2021-2024), con un presupuesto de 4.700 millones de euros. Al priorizar los resultados sobre la burocracia, la financiación lump sum ofrece a los gestores de proyectos mayor flexibilidad en la asignación de recursos mientras reduce la carga administrativa.

¿Qué es la financiación ‘lump sum’ en proyectos europeos?

La elegibilidad para la financiación lump sum depende del programa específico y la naturaleza del proyecto. Programas de la UE como Horizon Europe y Erasmus+ suelen ofrecer esta opción para iniciativas con entregables claros y medibles.

Para obtener financiación lump sum, los solicitantes deben revisar detenidamente las directrices y las convocatorias de propuestas del programa correspondiente. Si son aprobados, el acuerdo de subvención detallará la cantidad fija asignada por paquete de trabajo. Los pagos se liberan a medida que se completan estos paquetes de trabajo, asegurando la rendición de cuentas mientras se simplifica el proceso de financiación.

En Zabala Innovation, gracias a nuestra experiencia en gestión de proyectos europeos, ayudamos a las organizaciones a asegurar la financiación adecuada y a garantizar que sus proyectos se ejecuten de manera eficiente, alcanzando hitos y entregando resultados exitosos.

¿Cómo se libera el pago ‘lump sum’?

El esquema de pago bajo subvenciones lump sum es similar al de subvenciones por costos reales, pero presenta las siguientes particularidades:

• Pago inicial anticipado: Una parte del lump sum se desembolsa con la firma del Acuerdo de Subvención, justo antes de la reunión de inicio (kick off meeting), lo que permite que los equipos inicien actividades.
• Pagos intermedios: Se realizan pagos adicionales una vez que los paquetes de trabajo son declarados completados y aceptados por la Comisión Europea durante los períodos de informe.
• Pago final: El último pago se libera una vez que se cumplen todos los objetivos y el proyecto se concluye con éxito. Al final del proyecto, es posible que algunos paquetes de trabajo se declaren parcialmente completados, ya sea por el coordinador del proyecto o por el oficial del proyecto. En estos casos, la parte del lump sum correspondiente se pagará parcialmente, según el grado de finalización aceptado por la Comisión.

Mejores prácticas para gestionar financiación ‘lump sum’ en proyectos de la UE

Gestionar financiación lump sum en proyectos europeos requiere una planificación cuidadosa y una ejecución efectiva del proyecto. Aquí algunos consejos prácticos:

• Acuerdo de consorcio: El éxito de la financiación lump sum depende de cumplir con los objetivos e hitos predefinidos. El rol de los líderes de los paquetes de trabajo es aún más relevante para el monitoreo técnico y el control de los resultados del proyecto; por lo tanto, sus responsabilidades deben estar claramente definidas en la estructura de gobernanza detallada en el acuerdo de consorcio.
• Mantener informes de progreso: Aunque no se requiere un informe financiero detallado, los informes de progreso y entregables que demuestren el logro de hitos son necesarios para continuar recibiendo financiación. Además, estos informes podrían ser solicitados por la Comisión Europea en caso de revisiones o auditorías no financieras.
• Supervisar la ejecución de cerca: Definir indicadores de monitoreo para garantizar que todo se mantenga en curso es clave para alcanzar los objetivos del proyecto.

Por qué es importante una gestión efectiva del proyecto

Gestionar un proyecto lump sum va más allá de las finanzas. Requiere habilidades organizativas, conocimiento de las regulaciones de la UE y comprensión de los requisitos específicos de cada programa.

En Zabala Innovation, hemos trabajado con subvenciones lump sum desde el programa H2020 y actualmente apoyamos este tipo de proyectos en Horizonte Europa, desde la preparación y presentación de la propuesta hasta la preparación del Acuerdo de Subvención e implementación del proyecto. Esto nos convierte en el socio ideal para ayudarte a gestionar tu proyecto europeo. Nuestro equipo te ayuda a asegurar y gestionar financiación lump sum de manera eficiente, garantizando que tu proyecto cumpla con sus hitos y entregue resultados de alta calidad a tiempo.

Tanto si eres un solicitante por primera vez como un coordinador experimentado, una buena planificación y una guía experta pueden marcar la diferencia.