Cómo organizar una kick off meeting efectiva en proyectos europeos

Comenzar un proyecto financiado por la Unión Europea (UE) es un importante logro. La reunión de lanzamiento, o kick off meeting, que se lleva a cabo en proyectos financiados por programas como Horizon Europe, LIFE, Innovation Fund, marca el inicio oficial del proyecto. En este encuentro, participan todos los miembros del consorcio, que pueden incluir pymes, centros de investigación, universidades, grandes empresas y administraciones públicas. Esta reunión es clave para establecer las bases de una colaboración eficaz a lo largo del proyecto.

Un buen inicio es fundamental. Una reunión de lanzamiento bien organizada establece el tono para el proyecto, alinea al equipo y aclara los objetivos. En Zabala Innovation, entendemos la importancia de este primer paso y ofrecemos servicios especializados en gestión de proyectos europeos para asegurar que tu reunión de lanzamiento sea un éxito.

¿Cuál es el objetivo de la kick off meeting?

La reunión de lanzamiento no es solo una formalidad; es la oportunidad para:

• Aclarar los objetivos del proyecto: Comunica claramente los objetivos y cómo las contribuciones de cada participante son esenciales para el éxito.
• Resolver dudas: Asegúrate de que todas las personas del equipo comprendan el proyecto y aclara cualquier pregunta para evitar malentendidos futuros.
• Establecer expectativas: Define claramente las expectativas en términos de calidad, plazos y responsabilidades.

¿Quién organiza la kick off meeting?

La responsabilidad de organizar la reunión de lanzamiento recae típicamente en el coordinador del proyecto, apoyado por el equipo de gestión. Aunque el coordinador desempeña un papel crucial, contar con el respaldo de profesionales experimentados en gestión de proyectos puede marcar una gran diferencia. Aquí algunos consejos esenciales para asegurar que la reunión transcurra sin problemas:

• Coordinación previa: Antes de comenzar los preparativos para la kick off meeting, organiza una llamada con el responsable del proyecto desde la Comisión Europea o project officer. Esto te permitirá establecer una relación, discutir expectativas y confirmar su disponibilidad para la reunión. Asegúrate de que todos los socios comprendan la importancia de esta reunión presencial y prioricen su asistencia.
• Preparativos logísticos: Programa la fecha de la reunión lo antes posible para asegurar la máxima asistencia, incluidos figuras clave como el project officer. Asegura un lugar adecuado para la reunión, que a menudo se realiza en la ubicación del coordinador, brindando la oportunidad de mostrar sus instalaciones o tecnologías relacionadas con el proyecto. Planea que la reunión dure entre una y tres días, incluyendo generalmente una cena de consorcio para fortalecer la cohesión del equipo.
• Viajes y alojamiento: Proporciona a los socios información detallada sobre el viaje y el alojamiento, incluyendo direcciones al lugar, puntos de referencia cercanos y consejos para moverse por la ciudad.
• Identidad visual y materiales: Colabora con el líder de comunicación y difusión para establecer la identidad visual del proyecto, incluyendo el logo y plantillas. Comparte la plantilla de PowerPoint con todos los socios para que las presentaciones sigan una estructura y formato consistentes.

¿Qué debe incluir la agenda de la kick off meeting?

Una agenda bien estructurada es clave para cubrir todos los temas importantes. Aquí tienes una agenda sugerida para una kick off meeting:

• Bienvenida y apertura por parte del coordinador del proyecto: El coordinador del proyecto debe comenzar dando la bienvenida a todos los participantes, proporcionando una visión general del proyecto y explicando sus objetivos y el impacto esperado.
• Presentaciones de los socios: Una ronda donde cada socio se presenta y explica su papel en el proyecto.
• Presentación del officer del proyecto: Si el project officer está presente, debe exponer sus expectativas, explicar cómo el proyecto se alinea con los objetivos de la UE y revisar los puntos clave del acuerdo de subvención o grant agreement.
• Visión general de la gestión del proyecto europeo: Proporcionar una visión detallada de los aspectos de gestión del proyecto, incluyendo:
  • Cronograma del proyecto: Presentar el cronograma con los hitos clave y las fechas límite.
  • Estructura de gestión: Explicar la estructura de gestión del proyecto, incluyendo roles, responsabilidades, estrategias de comunicación y procesos de toma de decisiones.
  • Aspectos administrativos y financieros: Repasar el presupuesto, las normas de financiamiento y los procedimientos de gestión financiera. Aclarar los requisitos de informes para informes financieros y técnicos. Revisar cualquier obligación contractual, como derechos de propiedad intelectual y planes de difusión.
  • Gestión de riesgos y planificación de contingencias: Identificar posibles riesgos y desafíos y discutir los planes de contingencia y las estrategias de mitigación de riesgos.
  • Herramientas de colaboración: Presentar las herramientas y plataformas (por ejemplo, SharePoint) que se utilizarán para la gestión del proyecto, y explicar cómo facilitarán la comunicación y el intercambio de documentos.
• Presentaciones de paquetes de trabajo: Cada líder de paquete de trabajo o work package (WP) debe presentar su paquete, incluyendo objetivos, tareas, cronogramas y entregables. Es importante reservar tiempo para preguntas después de cada presentación para asegurar la comprensión general.

Dependiendo de las necesidades específicas de tu proyecto, considera agregar espacios para discusiones técnicas, problemas urgentes, desafíos en la implementación del proyecto, requisitos éticos o sinergias con otros proyectos.

¿Qué hacer después de la kick off meeting?

El trabajo no se detiene cuando termina la reunión. Para mantener el ímpetu y mantener al consorcio comprometido, considera los siguientes pasos:

• Nota de prensa: Prepara una nota de prensa para anunciar la reunión de lanzamiento y el inicio del proyecto. El líder del paquete de trabajo de comunicación y difusión debe liderar esta actividad, asegurándose de que esté listo para la traducción y distribución por parte de todos los socios.
• Contenido en redes sociales: Aprovecha la presencia de todo el equipo para hacer fotos y videos grupales. Lanza tus canales de redes sociales lo antes posible para comenzar a compartir información sobre el progreso del proyecto.
• Correo de agradecimiento y acta de la reunión: Durante la reunión de lanzamiento, el equipo de gestión del proyecto debe haber documentado la asistencia, las discusiones y los puntos clave de acción. Después de la reunión, comparte estos documentos con todos los socios dentro de una semana. Envía un correo de agradecimiento a tu equipo y destaca los entregables clave y los plazos.

Organizar una reunión de lanzamiento exitosa requiere dedicación, pero es fundamental para establecer una comunicación efectiva y alinear los objetivos del proyecto. En Zabala Innovation, ofrecemos el servicio de gestión de proyectos para guiarte en cada paso, desde la planificación inicial hasta la implementación final.