¿Qué es el ‘grant agreement’ en los proyectos europeos?

Participar en un proyecto financiado por la Unión Europea (UE) requiere una comprensión detallada del grant agreement o acuerdo de subvención, el documento que define el marco y las condiciones para la ejecución del proyecto. En este artículo, exploraremos en profundidad el grant agreement, ofreciendo información clave para gestionarlo adecuadamente, asegurando así que estés bien preparado para una ejecución exitosa del proyecto.

¿Qué es el ‘grant agreement’?

El grant agreement o acuerdo de subvención es un contrato formal entre el consorcio del proyecto y el organismo financiador, como la Comisión Europea. Este contrato define los términos y condiciones de la subvención recibida, incluyendo:

• el trabajo que te comprometes a realizar, basado en tu propuesta inicial;
• la duración del proyecto;
• el presupuesto;
• la contribución financiera de la UE;
• los derechos y obligaciones de todos los participantes en el proyecto, como los beneficiarios, sus entidades afiliadas, socios asociados, terceros que aportan contribuciones en especie, subcontratistas y destinatarios de apoyo financiero a terceros.

Una vez que tu propuesta es aprobada para financiación de la UE, debes firmar el grant agreement dentro de los tres meses siguientes al inicio de la fase de preparación de la subvención. A cada proyecto se le asigna un encargado (officer) de la Comisión Europea, por ejemplo, de la Agencia Ejecutiva de Clima, Infraestructura y Medio Ambiente (CINEA, por sus siglas en inglés) o de la Agencia Ejecutiva de Salud y Digital (HaDEA). Este responsable te ayudará durante la implementación del proyecto, mientras que el coordinador del proyecto será tu contacto principal.

Preparación del ‘grant agreement’

Una vez que tu proyecto pase la fase de evaluación, la Comisión Europea te invitará a iniciar la preparación del grant agreement. Esta etapa es clave para definir y acordar todos los aspectos del proyecto.

Los socios del proyecto deben presentar una descripción completa y detallada, ajustando el plan para cumplir con las expectativas del organismo financiador. El coordinador del proyecto y el organismo financiador pueden negociar y hacer ajustes necesarios.

Además, se debe elaborar un presupuesto detallado, que incluya un desglose de costes y justificaciones. Los socios también deben presentar los documentos legales y administrativos necesarios para confirmar que cumplen con la legislación europea.

Raquel Maeztu, líder del servicio de Gestión de Proyectos Europeos en Zabala Innovation, destaca la importancia de esta fase: “La fase de preparación del grant agreement es esencial para la correcta implementación del proyecto. Además de resolver las dudas planteadas por los evaluadores sobre aspectos técnicos, los beneficiarios pueden revisar sus presupuestos para asegurar que cumplan con las condiciones de elegibilidad de costes y las prácticas habituales”.

¿Quién firma el ‘grant agreement’?

El grant agreement es firmado por la Comisión Europea y el coordinador del proyecto. Los otros beneficiarios no firman el acuerdo directamente, sino que se adhieren a él mediante formularios de adhesión. Las entidades afiliadas y los socios asociados tampoco firman ni se convierten en partes formales del acuerdo.

La firma del grant agreement comienza con la Comisión Europea enviando notificaciones al coordinador del proyecto sobre los pasos necesarios para la preparación de la subvención. Cada beneficiario debe presentar una declaración de honor antes de que el acuerdo pueda ser firmado. Una vez completados todos los pasos preliminares, la Comisión Europea sella digitalmente el acuerdo de subvención para asegurar su integridad. El coordinador del proyecto, o solicitante único, firma el acuerdo electrónicamente. Después, la Comisión Europea o la agencia relevante lo firma electrónicamente, haciendo efectiva la subvención. Finalmente, cada beneficiario debe firmar electrónicamente los formularios de adhesión para finalizar su participación en el proyecto.

¿Cuál es la diferencia entre el ‘grant agreement’ y el ‘consortium agreement’?

El grant agreement es un contrato entre los beneficiarios y la Comisión Europea que establece los derechos y obligaciones relacionados con el proyecto. Este acuerdo define las reglas principales que deben seguirse durante la ejecución del proyecto.

Por otro lado, el consortium agreement regula las relaciones internas entre los beneficiarios del proyecto. Este acuerdo cubre aspectos como la estructura de gestión, los procesos de toma de decisiones, la distribución del presupuesto y la gestión de pagos de la UE. También establece cómo manejar la responsabilidad compartida, la resolución de conflictos, la admisión de nuevos participantes y la gestión de los Derechos de Propiedad Intelectual.

Es importante tener en cuenta que, en caso de conflicto, las disposiciones del grant agreement prevalecerán sobre las del consortium agreement.

Modificaciones del ‘grant agreement’

En ocasiones, puede ser necesario modificar el grant agreement para asegurar la correcta implementación del proyecto. Antes de solicitar cualquier modificación, se recomienda debatir los cambios con tu responsable del proyecto por parte de la Comisión Europea para garantizar un manejo adecuado de la financiación. Si se decide proceder, el coordinador del proyecto debe presentar la solicitud a través del servicio de gestión de subvenciones en el portal de financiamiento y licitaciones. Tanto el coordinador como la agencia responsable deberán firmar electrónicamente la modificación.

Entender a fondo el grant agreement y mantener una comunicación clara con la Comisión Europea son esenciales para gestionar con éxito los proyectos europeos. Esto sentará una base sólida para alcanzar resultados exitosos.

Si necesitas asistencia en la preparación del grant agreement, modificaciones o cualquier otro aspecto relacionado con la gestión de proyectos europeos, no dudes en contactarnos. Nuestro equipo especializado en Gestión de Proyectos Europeos está listo para ayudarte.