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GESTIÓN DE PROYECTOS

La Comisión Europea ha financiado mi proyecto: ¿cuáles son los siguientes pasos?

guia gestion proyectos europeos

Gestionar un proyecto financiado por la Unión Europea puede ser complejo, pero una planificación cuidadosa y seguir las pautas adecuadas te ayudará a conseguir los objetivos y asegurar la financiación completa. Un equipo de gestión competente es esencial para llevar a cabo este proceso.

Algunos ejemplos de las responsabilidades de este equipo son apoyar al coordinador y al consorcio, manejar las operaciones diarias, organizar reuniones, coordinar informes, resolver consultas del consorcio y llevar a cabo las tareas según lo establecido en el plan del proyecto.

En Zabala Innovation, gestionamos actualmente 36 proyectos colaborativos de Horizon Europe con un presupuesto total superior a 180 millones de euros. También gestionamos proyectos financiados por otros programas europeos como LIFE, Connecting Europe Facility (CEF), Innovation Fund e Interreg. Nuestro equipo de expertos te puede ayudar a cumplir con los requisitos de gestión necesarios y a ejecutar los diferentes procesos con eficacia.

¿Cómo gestionar un proyecto europeo?

Aquí tienes los 10 pasos clave para una gestión efectiva:

 

  1. 1. Preparar el Acuerdo de Consorcio:

El Acuerdo de Consorcio o Consortium Agreement (CA) define los derechos y responsabilidades de todos los socios del proyecto. Abarca aspectos como la organización, la toma de decisiones, asuntos financieros y propiedad intelectual. Este contrato privado debe ser firmado por todas las entidades participantes (incluidas las entidades afiliadas y los socios asociados) antes del Acuerdo de Subvención y se basa en modelos como DESCA o MCARD-HEU.

 

  1. 2. Preparar el Acuerdo de Subvención:

El consorcio, liderado por el coordinador, negocia y finaliza el Acuerdo de Subvención o Grant Agreement con la Comisión Europea. Este documento detalla las actividades, duración, presupuesto y responsabilidades del proyecto. Establece las bases para tu proyecto y se suele trabajar en él hasta tres meses.

 

  1. 3. Organizar una reunión de inicio del proyecto o kick off meeting

Una vez firmado el Acuerdo de Subvención, organiza una reunión de inicio para comenzar oficialmente el proyecto, llamada kick off meeting. Esta reunión, que dura entre dos y tres días, permite aclarar los objetivos, presupuesto y plazos del proyecto. Cada socio presenta su rol, asegurando una comunicación clara y alineación entre todos los miembros.

 

  1. 4. Supervisar la ejecución del proyecto: 

Lleva a cabo el proyecto según lo planificado, siguiendo las metodologías, hitos y plazos establecidos. Es esencial trabajar activamente para alcanzar los objetivos del proyecto.

 

  1. 5. Organizar reuniones de gestión:

Llevar a cabo reuniones de forma regular es esencial para una gestión efectiva de este tipo de proyectos colaborativos en los que participan varios socios:

  • Asamblea General: Reuniones anuales con representantes de cada socio para revisar el progreso y tomar decisiones colectivas.
  • Junta Ejecutiva: Reuniones trimestrales con el coordinador y los líderes de paquetes de trabajo clave para guiar y supervisar el progreso.

Asegúrate de documentar bien todas las reuniones y definir claramente los puntos de acción para que cada socio conozca sus responsabilidades y plazos.

 

  1. 6. Gestionar adaptaciones y enmiendas:

Los proyectos pueden necesitar ajustes. Si se requieren cambios en el plan, solicita una enmienda al Acuerdo de Subvención a la Comisión Europea para actualizar actividades, composición del consorcio, presupuestos o plazos.

 

  1. 7. Presentar entregables e informes:

Durante la ejecución del proyecto, debes presentar entregables e informes periódicos a la Comisión Europea que reflejen el progreso del proyecto. Asegúrate de que cumplan con los estándares de calidad y estén alineados con los objetivos del proyecto. El equipo de gestión supervisa y asegura la correcta presentación de estos documentos.

 

  1. 8. Llevar a cabo un monitoreo continuo:

Durante el ciclo del proyecto (generalmente entre 24 y 60 meses), monitorea continuamente el progreso. Presenta regularmente informes técnicos y financieros a la UE para actualizarle sobre el progreso del proyecto, desafíos y cualquier desviación del plan original. Además, el supervisor del proyecto por parte de la Comisión Europea puede organizar reuniones de revisión con expertos externos y participantes del proyecto para evaluar cómo está cumpliendo el proyecto sus objetivos. En estas reuniones, asegúrate de presentar claramente el progreso y cómo está alineado con el Acuerdo de Subvención.

 

  1. 9. Organizar un evento final:

Al concluir el proyecto, organiza un evento final para presentar los resultados y compartir los logros. Este evento es una oportunidad para difundir los hallazgos y amplificar su impacto, además de fomentar el networking con las partes interesadas, incluidos socios del proyecto, responsables políticos, representantes de la industria e investigadores.

 

  1. 10. Redactar un informe final:

    Dentro de los 60 días siguientes a la finalización del proyecto, presenta los informes finales y cualquier entregable pendiente a través del portal de la Comisión Europea. Incluye estados financieros y certificados de auditoría para garantizar la transparencia y el uso adecuado de los fondos.

 

Zabala Innovation, tu socio experto en gestión de proyectos europeos

En Zabala Innovation, somos expertos tanto en la redacción de propuestas para asegurar financiación para proyectos de innovación como en la gestión de esos proyectos financiados por la UE. Desde 2014, hemos apoyado a más de 500 proyectos en diversos programas europeos. Nuestra experiencia abarca desde el 6º Programa Marco (FP6) hasta el actual Horizon Europe, así como otros programas europeos como LIFE, el Connecting Europe Facility (CEF), el Innovation Fund e Interreg, entre otros.

Nuestra experiencia nos permite ofrecer un servicio especializado en Gestión de Proyectos Europeos, asegurando el cumplimiento de las regulaciones y ayudándote a alcanzar tus objetivos con éxito.