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GESTIÓN DE PROYECTOS
Cómo cumplir con las condiciones de la Comisión Europea y asegurar una financiación completa
La financiación de proyectos a través de programas europeos representa una oportunidad muy valiosa para organizaciones y entidades de toda Europa. La mayoría de estos proyectos son colaborativos, llevados a cabo por consorcios formados por organizaciones de diferentes países de la Unión Europea (UE) o países asociados, bajo la gestión de un coordinador de proyecto. Sin embargo, esta financiación conlleva una serie de responsabilidades y obligaciones, entre las que se encuentra la posibilidad de ser auditado por la Comisión Europea, incluso después de la finalización del proyecto.
Al concederse una subvención, se firma un acuerdo de subvención (en inglés, grant agreement), y se puede proceder con la ejecución del proyecto. Por tanto, para asegurar una financiación completa, es imprescindible cumplir con todas las obligaciones establecidas. Nuestra experiencia en Zabala Innovation, gestionando más de 500 proyectos europeos, nos ha enseñado que estar debidamente preparados es fundamental para superar estos retos.
Una auditoría de la Comisión Europea es un proceso de revisión y verificación, normalmente a nivel económico, aunque también pueden revisarse aspectos técnicos o de cumplimiento de las cláusulas firmadas en el acuerdo de subvención. El objetivo de estas auditorías en proyectos europeos es asegurar que los fondos otorgados se han utilizado de manera adecuada, de acuerdo con las leyes y regulaciones europeas que rigen el acuerdo de subvención.
Las auditorías en proyectos europeos son una herramienta esencial para asegurar la integridad, transparencia y efectividad en el uso de los fondos de la UE, protegiendo así los intereses financieros de la Unión y garantizando que los proyectos financiados aporten el valor esperado. Además, sirven para extraer conclusiones que permitan identificar áreas de mejora en la gestión de los proyectos, lo que puede llevar a recomendaciones para mejorar la eficiencia y efectividad en el uso de los fondos para quienes desarrollan estrategias de financiación en los distintos programas europeos.
Estas auditorías pueden ser realizadas por la propia Comisión Europea o por auditores externos designados por ella. Asimismo, los beneficiarios de fondos europeos están expuestos a ser auditados por otros organismos como la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF, en sus siglas en inglés), la Fiscalía Europea (EPPO, por sus siglas en inglés) o el Tribunal de Cuentas Europeo (ECA, por sus siglas en inglés).
Las auditorías en proyectos europeos pueden realizarse tanto a nivel de proyecto como a nivel de beneficiarios y/o entidades afiliadas. Pueden estar sujetos a estos procedimientos otras entidades participantes en el proyecto, como las entidades afiliadas, socios asociados, terceras partes que proporcionan contribuciones en especie, subcontratistas y beneficiarios de apoyo financiero a terceros (FSTP, por sus siglas en inglés). Por ello, es importante que en los acuerdos que se firmen con dichos participantes, los beneficiarios hagan referencia a la posibilidad de ser auditados por la Comisión y la obligación que tienen estas terceras partes de facilitar la información que se les requiera.
Las auditorías pueden llevarse a cabo en cualquier momento durante la ejecución del proyecto, a todos los beneficiarios o solo a algunos de ellos. Además, una vez finalizado el proyecto, y hasta varios años después, la Comisión puede solicitar a todos los beneficiarios nuevos informes y aclaraciones adicionales sobre la documentación presentada.
Los acuerdos de subvención suelen especificar un período durante el cual el beneficiario debe mantener la documentación y estar preparado para una posible auditoría. Este período puede variar, siendo de dos años después del pago final en el programa Horizon Europe.
El proceso de auditoría comienza con el envío, a través del portal, de una carta por parte de la Comisión Europea informando al beneficiario correspondiente del proyecto(s) y el periodo(s) que van a ser auditados. Asimismo, se indica el nombre de la entidad que se encargará de este procedimiento, en caso de ser externa a la Comisión, por si el beneficiario tuviese algún conflicto de intereses, pudiendo solicitar la elección de otra entidad auditora.
La revisión de la documentación solicitada puede realizarse tanto de manera telemática como mediante visitas in situ a las instalaciones del beneficiario. En cualquier caso, el beneficiario debe facilitar el acceso a los auditores a toda la documentación solicitada, aportando la información completa en el formato requerido y cumpliendo los plazos establecidos. Si no se cumple con esto, existe el riesgo de que se rechacen los costes no justificados y se solicite la devolución de parte de la ayuda recibida.
Una vez completado el proceso, el beneficiario recibirá, nuevamente a través del portal, un borrador del informe de auditoría sobre el cual tendrá un plazo de 30 días para enviar observaciones. Una vez concluido este plazo, se elaborará el informe de auditoría definitivo, que se enviará junto con la carta de conclusiones de la auditoría, donde se definen, si fuese necesario, las acciones a realizar (devolución de fondos, suspensión de pagos, sanciones administrativas y/o financieras, etc.).
Durante una auditoría, se revisan varios aspectos del proyecto, incluyendo:
Es imprescindible llevar registros y conservar los documentos justificativos para demostrar que el proyecto se ha gestionado y ejecutado correctamente. Esto incluye llevar registros sobre los gastos elegibles y la contabilidad correspondiente.
Si se detectan irregularidades durante una auditoría, la Comisión Europea puede tomar varias medidas, que van desde la solicitud de correcciones hasta la recuperación de fondos. En casos graves, puede haber sanciones adicionales.
La posibilidad de una auditoría por parte de la Comisión Europea es un aspecto importante que considerar al gestionar proyectos financiados por programas europeos. Mantener una buena organización y documentación, así como cumplir estrictamente con los términos del acuerdo de subvención, son claves para asegurar una auditoría exitosa.
En Zabala Innovation, gestionamos actualmente 36 proyectos colaborativos de Horizon Europe, con un presupuesto total superior a 180 millones de euros. También gestionamos proyectos financiados por otros programas europeos como LIFE, Connecting Europe Facility (CEF), Innovation Fund e Interreg. Nuestro equipo de expertos te puede ayudar a cumplir con los requisitos de gestión necesarios, asegurar el cumplimiento normativo y optimizar los resultados de tus proyectos.
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Opinión
INNOVACIÓN
José Mª Zabala Martínez
Presidente / Comité Ejecutivo
Publicación
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