¿Cómo puedes evitar los errores más comunes en la gestión de tu proyecto europeo?

La alegría de obtener ayudas para un proyecto en una convocatoria financiada por la Comisión Europea suele transformarse rápidamente en una inquietud sobre cómo gestionarlas correctamente. Una selva de preguntas toma forma en la mente de los socios, resumiéndose en una sola gran cuestión: ¿cómo evitar cometer errores en la gestión de proyectos europeos?

Sin duda, el mayor temor es la justificación de los gastos. Olvidarse del best value for money (o caer en la llamada random purchase, compra aleatoria), no calcular correctamente los gastos de personal, desconocer las reglas de amortización de equipos, no incluir el IVA deducible, o presentar facturas no elegibles en el periodo de reporte de gastos, son solo algunos ejemplos de ello. A continuación, detallamos algunos de los errores más comunes y cómo evitarlos.

Cinco errores en la gestión de proyectos europeos

Olvidarse de la mejor relación calidad-precio

En este caso, se realizan adquisiciones sin considerar adecuadamente la relación entre el costo y los beneficios de lo que se está comprando. Para evitar los costos ineficientes y la falta de cumplimiento de las normativas europeas derivados de este error, hay que seguir un proceso de selección y evaluación adecuado para asegurar que los bienes o servicios adquiridos ofrecen el mejor valor posible en términos de calidad, eficiencia y coste.

Imputar los costes totales de un equipo cuando deberían incluirse solo los costes de amortización

Los costes elegibles deben estar en línea con las prácticas contables habituales de la empresa. Por ello, es fundamental consultar con el contable o responsable financiero para asegurarse de que los costes de los equipos se están imputando correctamente y así evitar incluir costes que no son elegibles.

No conservar siempre evidencia de los viajes realizados

No, la foto del consorcio al completo durante una reunión, por sí sola, no se considera evidencia del viaje realizado para participar en ella. Mejor incluir un listado con la firma de los asistentes, mostrar la agenda del evento y guardar los flyers de la conferencia, si los hay. Estos elementos servirán de apoyo para demostrar que los viajes han sido necesarios y evitar que se consideren no elegibles.

Incluir el IVA deducible

Un error muy común es aplicar e incluir en las justificaciones de los proyectos el IVA deducible. Este impuesto no es elegible, ya que la compañía puede recuperarlo a nivel estatal. Por ello, es fundamental excluir el IVA de las facturas, imputando solo la parte restante.

No presentar las evidencias de las horas trabajadas

Es crucial guardar y mantener los registros de las horas de todas las personas dedicadas al proyecto. Nuestra recomendación es realizar mensualmente hojas de tiempo (timesheets) que deben ser firmadas por el trabajador y su responsable.

La lista de errores se puede alargar cuando hay desviaciones técnicas y cambios respecto a lo originalmente firmado en el acuerdo de subvención (grant agreement), lo que lleva asociado el largo y a veces tedioso proceso de una enmienda (amendment).

Nuestro papel

“Gestionar un proyecto europeo puede ser un desafío, pero con la preparación y el enfoque adecuados, es posible evitar los errores más comunes y garantizar el éxito del proyecto”, subraya Cristina Catalina, responsable de Proyectos europeos para Francia, en Zabala Innovation. “Nuestra consultora se compromete a ofrecer el apoyo y la asesoría necesarios para que los proyectos de nuestros clientes no solo cumplan con las expectativas y los requisitos establecidos por la Comisión Europea en cada convocatoria, sino que también contribuya al desarrollo sostenible y competitivo de sus organizaciones”, añade.

Aprovechar las oportunidades que brindan las convocatorias europeas requiere un enfoque meticuloso y estratégico. Al seguir estas recomendaciones y contar con el apoyo adecuado, podrás navegar por el complejo panorama de la financiación europea con confianza y eficacia, asegurando que cada paso del proceso esté alineado con los objetivos y normativas de la Unión Europea. Así, podrás centrarte en lo que realmente importa: llevar a cabo un proyecto innovador que genere un impacto positivo en tu sector y en la sociedad europea.