Cómo gestionar proyectos financiados por Innovation Fund

El programa Innovation Fund de la Unión Europea es uno de los programas más importantes para financiar proyectos que promuevan una industria baja en carbono. Obtener la financiación es un gran logro, pero es solo el primer paso. La verdadera clave del éxito radica en gestionar el proyecto de manera efectiva durante toda su ejecución.

En este artículo, te ofreceremos una guía completa sobre cómo gestionar proyectos financiados por el programa Innovation Fund, destacando las claves para asegurar el cumplimiento de los requisitos y garantizar que los recursos estén alineados con el avance de las actividades.

¿Qué hacer después de conseguir la financiación?

¡Felicidades por conseguir la financiación! Pero ¿y ahora qué? Obtener la aprobación del proyecto es un gran paso, pero el camino hacia los resultados esperados aún está por recorrer. Si has hecho un buen trabajo durante la fase de preparación de la propuesta, contarás con una base sólida para la ejecución. Sin embargo, el éxito no se garantiza solo con la aprobación; la gestión continua y el cumplimiento riguroso de los requisitos establecidos son cruciales para asegurar el correcto avance del proyecto.

En primer lugar, una comunicación efectiva con la Agencia Ejecutiva Europea de Clima, Infraestructura y Medio Ambiente (CINEA) es esencial para asegurar que el proyecto avance conforme a lo previsto. Esto incluye:

• La entrega puntual de entregables.
• La notificación a CINEA de cualquier desviación en la implementación del proyecto.
• Participación en reuniones periódicas de seguimiento propuestas por CINEA.

Dado que la duración de los reporting period en Innovation Fund es habitualmente extensa, CINEA suele proponer realizar reuniones periódicas de seguimiento donde el consorcio informe sobre el avance de las distintas actividades.

Desde Zabala Innovation, nos encargamos de preparar y acompañar en estas reuniones para asegurar que se cumple con los requisitos de CINEA. La transparencia es clave para mantener la confianza de la Comisión Europea y garantizar la financiación.

¿Cómo gestionar un proyecto Innovation Fund?

Dada la complejidad y envergadura de los proyectos financiados por Innovation Fund, su gestión requiere de un seguimiento continuo. El programa exige la elaboración de un gran número de entregables, así como informes de progreso (semestrales o anuales) en las diferentes fases del proyecto para reportar el avance de las actividades realizadas en el periodo de referencia.

En Zabala Innovation contamos con un modelo de gestión flexible que se adapta a los tiempos y cargas del proyecto, asegurando que los entregables sean elaborados de manera eficiente y conforme a los requisitos.

Desde los hitos iniciales de financial close y construcción, donde es necesario presentar numerosos informes y planes detallados, hasta los hitos de operación del proyecto, nuestro equipo está preparado para ofrecerte el soporte necesario.

Contamos, además, con un equipo financiero especializado en Innovation Fund, que puede ayudarte en la revisión del relevant cost calculator (excel de información financiera elaborado por CINEA, y enviado en la propuesta) y modelo financiero privado, asegurando que ambos estén alineados con la metodología de costes relevantes del programa.

La gestión administrativa en Innovation Fund

Como en todo proyecto europeo, la gestión administrativa es un requisito imprescindible para asegurar que los recursos se utilicen de manera óptima y que los objetivos del proyecto se cumplan.

Dado que la financiación de Innovation Fund se basa en el modelo lump sum, su gestión financiera y administrativa se ve a priori simplificada. Sin embargo, esto no significa que la exigencia se vea reducida, ya que es necesario elaborar diferentes reportes y entregables que demuestren el logro de los hitos para continuar recibiendo financiación. De este modo, aunque no se necesite llevar registros específicos de los costes reales incurridos, se deberá proporcionar toda la información que pueda ser solicitada para verificar la elegibilidad de los costes lump sum declarados.

Además, los beneficiarios deberán conservar los registros y demás documentación original que acrediten la correcta ejecución del proyecto, la cual podrá ser solicitada hasta 5 años tras la finalización del mismo.

En Zabala Innovation hemos trabajado con el modelo de financiación lump sum desde el programa H2020. Nuestro equipo te ayudará a asegurar y gestionar la financiación lump sum de manera eficiente, garantizando que tu proyecto cumpla con sus hitos y entregue resultados a tiempo.

Reporting periods: ¿Qué debe incluir tu informe para cumplir con los requisitos?

El programa Innovation Fund exige informes periódicos sobre el estado del proyecto, que son fundamentales para recibir los pagos acordados de la subvención. Estos informes deben incluir aspectos técnicos y operativos, financieros y de impacto ambiental. Específicamente, durante los hitos de operación del proyecto, se debe demostrar cómo éste contribuye a la reducción de gases de efecto invernadero (GHG, por sus siglas en inglés) y a la transición hacia la neutralidad climática.

Contenido clave de los informes periódicos:

• Aspectos técnicos: Progreso en el despliegue de tecnologías innovadoras Net Zero y principales logros, resultados e impactos obtenidos hasta la fecha.
• Aspectos operativos, incluidos permisos y aspectos medioambientales y de seguridad y salud.
• Aspectos financieros: informe de los aspectos financieros y económicos (ej.: costes relevantes, rentabilidad, etc.).
• Impacto ambiental: informe de la estimación del potencial de emisiones GHG evitadas (plan de monitorización y emisiones GHG evitadas obtenidas).

¿Qué pasa si el proyecto no avanza como esperabas?

Como en cualquier proyecto de gran envergadura la gestión de riesgos es fundamental, por lo que ésta debe realizarse de forma continua a lo largo de todo el proyecto. Sin embargo, si hay cambios sustanciales o importantes respecto al Grant Agreement (por ejemplo, cambios que afectan al resultado del proyecto, el proyecto se retrasa o no avanza como se había planificado, etc.), existen opciones para realizar modificaciones (amendments) a dicho acuerdo. Si un problema técnico u operativo impide que una fase del proyecto avance según lo previsto y no se pueda alcanzar un hito financiero, puedes solicitar una extensión de la duración del proyecto.

Es crucial abordar estos problemas con antelación, comunicar cualquier desviación de forma transparente y trabajar estrechamente con CINEA para asegurar que los cambios sean aceptados sin comprometer la financiación.

El valor del acompañamiento experto

En Zabala Innovation, podemos ayudarte a gestionar tu proyecto financiado por Innovation Fund con éxito, ofreciéndote un acompañamiento continuo durante todo el ciclo del proyecto.

Conocemos a fondo los retos y exigencias de este programa. Hemos presentado más de 90 proyectos desde la primera convocatoria y hemos conseguido más de 1.175 millones de euros para nuestros clientes.

No dejes nada al azar; asegura el cumplimiento de los requisitos y la eficiencia operativa de tu proyecto.

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