“En una licitación para soluciones innovadoras, la consulta preliminar de mercado es imprescindible”

¿Qué es una consulta preliminar de mercado? Prevista por la Ley de Contratos del Sector Público, la consulta preliminar de mercado suele preceder el lanzamiento de una licitación por parte de una entidad pública. A través de este mecanismo, a la hora de preparar la licitación, “la entidad pública informa previamente a los operadores económicos acerca de sus planes de contratación e instaura un dialogo abierto con ellos para conocer de qué forma pueden solventar las necesidades a cubrir en cada caso”, explica el responsable del área de Compra Pública de Innovación de Zabala Innovation, Rubén Heredia.

¿Cómo definirías la consulta preliminar de mercado?

Como un aliado para las entidades del sector público. Su importancia para cualquier licitación es obvia, pero donde se hace imprescindible es en la Compra Pública de Innovación, pues el objetivo de esta es adquirir soluciones innovadoras, que no existen todavía. En este tipo de licitaciones el grado de indeterminación es tan alto que resulta indispensable saber con antelación qué puede ofrecer el mercado.

¿Cómo se desarrolla?

Hay que verla como un intercambio transparente entre compradores y vendedores. Su contenido y su alcance tienen que estar bien regulados. Toda consulta preliminar de mercado consta de varios documentos. El primero de todos es la convocatoria, en la que se detallará el reto planteado por la entidad pública y se indicarán las necesidades no cubiertas por el mercado. En este documento regulador se establecerán los plazos, se señalarán los resultados esperados y se aclarará la forma en la que se llevará a cabo la consulta (por formulario, entrevistas o showroom, por ejemplo).

¿Hay otros documentos?

El más importante es sin duda el cuestionario. Es allí donde las empresas innovadoras podrán plantear su solución a la consulta preliminar. Contestarán entonces a unas preguntas, pero podrán también adjuntar información relevante acerca de su propuesta de solución. El cuestionario será tratado por la entidad convocante con la máxima confidencialidad y solo será usado para redactar el informe final de la consulta preliminar, desagregando información para así salvaguardar los secretos técnicos e industriales de las empresas participantes.

¿Existe un documento que pueda servir de guía para los participantes en la consulta?

El de preguntas frecuentes, que se actualiza con las preguntas que van formulando los participantes, y cuyo objetivo es resolver sus dudas más recurrentes.

¿Qué recogerá el informe final?

El informe final incorpora las conclusiones de la consulta preliminar, las reuniones que se hayan celebrado y los eventos organizados. Este documento contiene también las previsiones elaboradas por la entidad pública acerca de la posible futura licitación, en la que se hará uso de las conclusiones alcanzadas a través de la consulta preliminar.

¿A qué tipo de eventos y reuniones te refieres?

Tras publicar la consulta, el equipo técnico encargado de diseñarla celebra un evento para comunicar su lanzamiento y explicar el reto a los posibles interesados. En él, se dan las sinergias necesarias para que se creen alianzas empresariales y los participantes interactúen con la entidad pública. Suele ser un evento institucional, en el que se expone también la estrategia en Compra pública de innovación de la entidad proponente.

¿Se organizan también eventos menos formales?

No es infrecuente que, una vez lanzada la consulta, se organice algún workshop para solventar dudas. Este tipo de evento es menos institucional, pero sirve a reunir a los técnicos de la entidad pública con los técnicos de las empresas interesadas, con el objetivo de comentar los retos planteados en la consulta.

Y cuando se acabe el plazo, ¿qué ocurre?

Una vez finalizado el plazo de presentación, es usual que la entidad pública proponente se reúna con las empresas que han presentado las soluciones o bien que más encajan con el reto, o que les han suscitado alguna duda. Estas reuniones, como no puede ser de otra forma, se celebran con total transparencia y confidencialidad, y sus actas se incluyen en los informes finales.

¿Qué requisitos hay que cumplir para participar en una consulta preliminar de mercado?

No existen requisitos específicos, más allá de ser una empresa o una entidad cuya actividad esté relacionada con el objeto de la consulta. De ahí que a una consulta preliminar pueda participar todo tipo de empresas y autónomos (normalmente son pymes o micro pymes altamente innovadoras), universidades y centros tecnológicos, entre otros.

La participación de los interesados en la consulta preliminar de mercado puede darse de forma individual o conjunta. Pero, si posteriormente estas entidades quieren participar también en la futura licitación, ¿tendrán que hacerlo tal como se presentaron en la consulta?

No necesariamente, dado que las consultas preliminares de mercado no son vinculantes ni para las empresas participantes ni para la entidad pública.

¿Qué efectos tiene esta característica de las consultas preliminares?

Por ejemplo, que una empresa puede participar conjuntamente en la consulta y luego presentarse de manera individual a la licitación. Y también que la entidad pública no está obligada a sacar la licitación tras la consulta preliminar, aunque lo usual es que esto ocurra.

¿Las consultas preliminares tienen plazos preestablecidos?

Aunque este aspecto varíe bastante entre una consulta preliminar y otra, lo habitual es dejar plazos amplios, puesto que los retos suelen ser complejos y los operadores económicos necesitan forjar alianzas.

¿Podrías darnos un ejemplo de consulta preliminar de mercado en la que Zabala Innovation esté involucrada?

Desde Zabala Innovation hemos participado en la redacción y ofrecemos asistencia técnica a la consulta preliminar de mercado lanzada por Sprilur e Ihobe apoyada por el Grupo SPRI, cuyo objetivo es conocer el interés hacia la Compra pública de innovación para el desarrollo de tecnología o combinación de tecnologías de recuperación de suelos contaminados. Esta consulta preliminar gira alrededor del reto llamado Garbiland y está abierta hasta el 14 de octubre.

¿En qué consiste este reto?

El objetivo de Garbiland es la descontaminación de suelos en el País Vasco mediante tecnologías innovadoras y sostenibles, ejecutadas in situ. En el mercado existen ya múltiples técnicas para la recuperación de los suelos contaminados. La opción utilizada mayoritariamente en muchas regiones y países es la excavación y deposición en vertedero, al ser rápida y más económica que otras. No obstante, esta técnica resulta medioambientalmente insostenible y poco eficiente, ya que no resuelve el verdadero problema de la contaminación.

Las nuevas directrices europeas y de Euskadi resuelven el problema al impulsar la economía circular. En un escenario en el que la escasez de recursos es cada vez más apremiante, como también lo es la disponibilidad de espacio para el vertido, surge la necesidad de desarrollar, transferir y aplicar nuevas alternativas para la gestión de los suelos contaminados.

¿Qué se busca con el proyecto Garbiland, concretamente?

Una tecnología o combinación de tecnologías de tratamiento dirigida a la recuperación de suelos contaminados, que permita afrontar de la forma más efectiva la descontaminación de diferentes casuísticas de afección de suelo, ya sea por hidrocarburos aromáticos policíclicos (PAH), policlorobifenilos (PCB), compuestos clorados volátiles o benceno, tolueno, etilbenceno y xilenos (BTEX).

En concreto, se solicitan tecnologías ya validadas a escala de laboratorio e incluso piloto, y que requieran continuar con el desarrollo experimental de nuevos ensayos para su demostración y validación final en campo, con el objetivo de comprobar su aplicabilidad a los diferentes suelos (mejor tratamiento para cada casuística de contaminación) del País Vasco. Todo ello, encaminado al desarrollo comercial.

Se busca partir de una experiencia de nivel TRL 6 (modelo de sistema o subsistema o demostración de prototipo en un entorno relevante) y, tras la aplicación en diferentes emplazamientos, llegar al TRL 8 (sistema completo y certificado a través de pruebas y demostraciones).

¿Qué requisitos debería cumplir esta tecnología de tratamiento de suelos contaminados desde el punto de vista de la sostenibilidad ambiental?

Primero, tiene que maximizar el volumen de materiales que puedan ser reutilizados, minimizar la generación de residuos y, a la vez, reducir la generación de vertidos líquidos y de emisiones atmosféricas. La recuperación de los suelos afectados conlleva a evitar que estos sean gestionados como residuos y confinados en vertederos.

Segundo, el consumo de energía tiene que ser mínimo en comparación con otras tecnologías de tratamiento, tanto aquellas que se basan en tratamientos fisicoquímicos como, especialmente, las que aplican tratamientos térmicos.

Tercero, esta tecnología debe minimizar la emisión de gases de efecto invernadero en todas las acciones que se desarrollan en la aplicación de la tecnología, mayormente en relación con el transporte del suelo excavado con destino a vertedero.

Cuarto, y por ende, ya que el suelo se recupera y no se excava, esta tecnología reducirá el consumo de suelos vírgenes limpios para el relleno de la zona excavada.

¿Qué puede ofrecer Zabala Innovation para apoyar una consulta preliminar de mercado?

Desde el área de Compra Pública de Innovación de Zabala Innovation damos soporte a las entidades públicas y privadas en todo el ciclo de vida de la consulta preliminar de mercado. Esto es, desde el diseño de la estrategia a llevar a cabo para maximizar su difusión ante el público objetivo, hasta la implementación completa de todas las acciones necesarias para ejecutar dicha consulta con todas las garantías.

Pero vamos más allá, puesto que también apoyamos a las entidades públicas a analizar si realmente las conclusiones de la consulta se adecuan al concepto de I+D y si la conclusión acerca del nivel de madurez tecnológico alcanzado es acorde a la realidad del mercado. Para ello, llevamos a cabo vigilancias tecnológicas mundiales, que se plasman en informes que certifican el estado del proyecto en lo que a I+D+i se refiere.

Asimismo, llevamos a cabo toda la gestión del ciclo de vida de la Compra Pública de Innovación, que abarca desde el diseño de planes estratégicos de Compra Pública de Innovación, Consultas preliminares de mercado, informes de vigilancia tecnológica, solicitud de financiación Feder-MRR, redacción de pliegos de Compra pública de innovación y asesoramiento jurídico y técnico en todo el proceso. También llevamos oficinas técnicas de gestión de proyectos de Compra Pública de Innovación.